仕事をする中でよく使用する医療機器と言えば電子カルテではないでしょうか。
「電子カルテの使い方は難しい」「パソコンも得意ではないから電子カルテもできない」と考えてしまう人もいるでしょう。
今回は、本当に電子カルテは難しいのか、更に電子カルテを便利に使いこなすためのヒントもご紹介します。
電子カルテとは？
そもそも電子カルテとは何なのでしょうか。
電子カルテは、従来は医師が紙カルテに記載した患者の診療内容や診断結果・経過などに加え、患者に関する看護記録や基本データを電子上で保管したものです。
電子カルテは、医師だけでなく看護師や作業療法士など患者の治療に関わる全ての人が見たり使用したりするものを指します。
また、電子カルテはクリニック向けのものと病院向けのものが存在します。
入院の有無や会計などの入力ができるなど、クリニックや病院でそれぞれに特化した電子カルテがあるので、自院に向いている電子カルテを選びましょう。
今では、病院を開業時に電子カルテも一緒に導入するクリニックがほとんどです。
しかし、全国で見てみるとまだまだ電子カルテの普及率は低いと言われています。
電子カルテの使い方は難しい？
医療機関で電子カルテを導入する際に踏みとどまってしまう理由として「使い方が難しい」ということが挙げられます。
パソコン経験があまりない人や普段から機器に触れることがない人にとって、電子カルテを導入するというのはハードルが高い行為と言えるでしょう。
ですが、近年では電子カルテの操作が簡単になるよう開発されています。
あまりパソコンに触れる機会がない人でもすっきりとした画面で見やすく、入力の際も難しいと感じることがないはずです。
また、どの電子カルテメーカーもマニュアルがしっかりあるので、分からないことがあればマニュアルを見て操作ができるでしょう。
購入後のアフターサポートも充実しているメーカーが多々あるので、電子カルテを利用していて作業に詰まるという機会は少なくなってきているはずです。
操作を覚えるまでに時間はかかってしまいますが、一度操作に慣れてしまえば年代を問わず誰でも扱うことができるでしょう。
電子カルテの機能・特徴
患者の診療内容や検査結果などを入力する際に使用する電子カルテですが、便利な機能や特徴がたくさんあります。
パソコンなどの機械が苦手な人でも簡単に使いこなせるような機能があるので、通常業務に困ることもありません。
- 画面を見て直感的に操作ができる
- 定型文やテンプレートで簡単に文書入力ができる
- 手書き機能やタッチパネルなどの便利機能がある
- 検索機能で知りたい情報を探しやすい
それでは、それぞれ説明していきます。
画面を見て直感的に操作ができる
電子カルテがリリースされ始めたころは使い方も画面も複雑だったため、使いこなせる人の方が少なく、とても便利とは言えないものでした。
パソコンを使用するのが苦手な医師は電子カルテを導入するのに足踏みしてしまっていたでしょう。
しかし近年では電子カルテも普及し、様々なメーカーから販売されているのでメーカー同士の競争が激化しているのが現状です。
メーカー同士の競争の激化により、電子カルテは複雑なものより簡単に操作できるものの方が増えてきており、紙カルテのように簡単に使用できる電子カルテが多く存在しています。
画面を見て直感的に操作ができるということは、電子カルテの画面が複雑化してはおらず、簡素化していて尚且つ誰でも操作が可能ということでしょう。
定型文やテンプレートで簡単に文書入力ができる
電子カルテは、同じ項目や内容を記入するときもすべて1から入力しなくてはいけません。
しかし、その手間を省くために定型文やテンプレート文書を作成しておけば業務の効率化に繋がります。
定型文やテンプレートを1度作成しておけば、次からはボタン操作のみで入力を済ませることができます。
ではそのテンプレートとはどんなものなのでしょうか。
例えば、定型文であればカルテでよく使用する文書を登録しておけば毎回同じ文章を記入せずに済みます。
カルテテンプレートであれば、チェック項目を作ってそのチェックだけを入れれば済むようにすることが可能です。
血圧数値も「血圧［ ］ ／［ ］mmHg」というようなテンプレートを作成しておけば数値を入力するだけでカルテ作成がスムーズに行えます。
電子カルテを導入したての時にひとつひとつ作成しなければならないので初回は手間に感じてしまいますが、日々の業務を効率よく行うためには定型文やテンプレートは作っておいた方が良いでしょう。
手書き機能やタッチパネルなどの便利機能がある
タッチパネルはなんとなく想像がつくかもしれませんが、手書き機能は何がどう便利になるのか想像できない人もいるでしょう。
電子カルテにおいて手書き機能とは、紙カルテと同じ感覚でカルテを記入することができるのでとても便利な機能なのです。
電子カルテに慣れていない医師や看護師にとって、手書きでもカルテが入力ができるのはとてもありがたい機能です。
タッチパネルは個人在宅や施設在宅の際にサッとカルテを取り出して簡単にカルテ内容の確認が行えるので外で利用する際やパソコンに不慣れな医師にとっては便利な機能であると言えます。
ほかにも、音声機能を持つ電子カルテメーカーがあるのでチェックしてみるのも良いでしょう。
検索機能で知りたい情報を探しやすい
患者のカルテをチェックするうえで、必ず確認すべき事項には紙カルテだと付箋などを使っていた人も多いはずです。
紙カルテだとカルテの情報量が増えると管理が難しくなってきます。
対して、電子カルテの場合だと電子上でのデータ保管となっているので管理に不便さを感じることはないでしょう。
さらに、キーワード検索などを使って知りたい情報をすぐにチェックすることも可能です。
どのメーカーの電子カルテにも検索機能はついているはずなので、有効活用して電子カルテを使いこなしてしまいましょう。
電子カルテを使いこなすには？
電子カルテを導入して間もないうちはマニュアルを見ながらの業務となってしまいます。
しかし、マニュアルを業務中に読み込むのも難しいですし、見ながらの作業で本当に正しく使いこなせているのか不安になってしまうでしょう。
そこで、初めて電子カルテを導入した人でも簡単に使いこなすための手段をご紹介します。
- 研修・操舵説明会への参加
- とにかく使用機会を増やす
- 操作マニュアルの設置
では、それぞれ解説していきます。
研修・操作説明会への参加
研修や操作説明会への参加は、マニュアルを読むだけに比べると早く使いこなせる手段です。
操作説明会は業務中に行うものではなく、業務時間外に行われることもあります。
パソコン操作に不安がある、電子カルテを使いこなせる自信がない人は研修や説明会でメーカーやプロに直接指導を受けられる良い機会と言って良いでしょう。
分からないことがあればその場で質問することも出来るので、研修や説明会を利用するのが使いこなす一番の近道です。
とにかく使用機会を増やす
「習うより慣れろ」という言葉があるくらいなので、とにかく使用する機会を増やすことが大切です。
実際に使ってみて、「どこをクリックすればどんな機能を引き出すことができるのか」というのを身に着けることができます。
実践することによって体や脳が電子カルテの仕組みに慣れて、自然と使い方を覚えることも出来るでしょう。
実践しているときに分からないことがあれば都度マニュアルを確認したり、メーカーのアフターサポートサービスで質問するのも使いこなすためのステップとなるはずです。
操作マニュアルの設置
電子カルテを使用する際、医師や看護師など使い方はそれぞれ違います。
メーカーが用意してくれるマニュアルや専用サイトなどはすべての機能を詰めて記載しているので、実際にそれぞれが必要としている内容をすべて読み込めるか分かりません。
医師や看護師など、カルテ記入や確認をするスタッフがそれぞれ知っておくべき操作方法が記載された簡易なマニュアルがあると業務中にも簡単に確認ができるので、作成しておくことをおすすめします。
メーカー側にも簡易マニュアルがあるかどうか確認した方が良いでしょう。
電子カルテ導入時に確認するべきポイント
電子カルテを導入するにあたり、後悔のないようにするためには確認しておくべきポイントがあります。
導入検討の段階からチェックしておくべき項目をご紹介します。
- 金額について
- データ移行について
- 契約期間について
- オプションについて
- 操作性や機能性について
それぞれ解説していきます。
金額について
電子カルテを導入するにあたり、まず初めにチェックすべき項目は金額についてです。
患者の人数や単価についてをしっかりシミュレーションして、電子カルテにかかる金額をしっかり回収しなければなりません。
また、電子カルテはレセコン一体型と連携型があり、それぞれのランニングコストも大きく変わる傾向にあります。
製品選びの際は既存のレセコンと連携させるのか・レセコン一体型を導入するのかを決めておきましょう。
データ移行について
すでに紙カルテや他の電子カルテを使用しているが、新たに電子カルテを採用したいと検討する医療機関もあるでしょう。
検討している電子カルテが既存のデータを移行できるのかどうかは必ず確認しておくべきポイントです。
電子カルテの中には、データが移行できずに最初から手打ちでデータを入力しなければならない場合もあります。
患者データが多ければ多いほど手間のかかる作業となってしまうので、データ移行が可能な電子カルテを選びましょう。
電子カルテが移行できるメーカーの場合、メーカー担当者側の方でデータを移行してくれることがほとんどですが、念のためそういったサービスが利用できるのかどうかも確認すべき重要なポイントと言えます。
契約期間について
電子カルテの種類にもよりますが、クラウド型の電子カルテの場合は一定の月額料金を支払うことにより電子カルテの利用が可能となります。
そしてオンプレミス型の電子カルテの場合だと、月額料金ではなくサーバーやソフトウェアを5年ごとに交換しなければなりません。
サーバーやソフトウェアの交換が契約の関係で導入時と同じ金額がかかるとなると、莫大な支出となってしまいます。
クラウド型はそういった莫大な支出はありませんが、最低契約年数というものが決められている場合もあるので、電子カルテを変えたいと思ったときにすぐに変更というのができません。
導入するカルテによって契約期間が違うので、検討中にしっかり契約内容について理解しておく必要があるでしょう。
オプションについて
電子カルテを契約した際、基本契約内容のほかに有料でオプションを付けることができるメーカーもあります。
有料のオプションとはどんなものなのか例を挙げてみると、「導入後のサポートサービス」「マスタ設定」「添付文書の検索」「外国語薬の書類」「オンライン診療システム」などです。
クラウド型のオプションは決められた機能をつかうことがますが、自院でオリジナルで使用したい機能がある場合はオプションとして追加していくことになります。
オンプレミス型の場合はサーバーやソフトウェアの構築が高額になってしまう分、必要な機能は自分でカスタムできることがメリットと言えるでしょう。
オプションによってランニングコストも変わってくるのでオプション内容はしっかり確認しておくことが大切です。
操作性や機能性について
電子カルテを導入するうえでもっとも重要なことと言えるのが操作性や機能性に関してでしょう。
業務を行う上で電子カルテは必ず使用するものであり、利用する医療機関のスタッフが「使いづらい」と感じてしまうと、業務に支障も起こってしまうので本末転倒です。
医療機器で実際に使用してみないと分からない点もあるはずですので、予算やオプションで導入候補の電子カルテを絞った後は操作性や機能性の確認をして自院のスタッフ全員が使いやすいようにしましょう。
そうすれば、業務の効率化により自分を含めスタッフがストレスなく電子カルテを使用できるはずです。
まとめ
今、電子カルテは医療業界では必要不可欠な存在へとなってきています。
「電子カルテの操作が難しい」と感じているのは、使用することに慣れていない可能性もありますし、現在メーカーからリリースされている電子カルテに触れてないからかもしれません。
電子カルテは年々簡素な画面ですが使いやすく、分かりやすい操作で入力ができるようになってきています。
現在電子カルテを導入を考えている医師や既存の電子カルテからの移行を考えている人は、検討中のメーカーに一度相談してみるのが良いでしょう。